Word 2003 och äldre
Word är ett väldigt tacksamt verktyg för skapande av material som ska översättas. Det stödjer fullhjärtat Unicode och OpenType. Dessutom har åtminstone Word 2003 inga som helst problem att hantera höger-till-vänster-språk såsom t.ex. arabiska (förutsatt att du har rätt språkstöd installerat). Äldre versioner av Word kan dock inte hantera höger-till-vänsterspråk. Det går alldeles utmärkt att öppna Worddokument på vilket språk som helst i både Mac och Windowsmiljö. På det stora hela är Word ett väldigt bra verktyg.
Word har några tillkortakommanden när det kommer till färghantering och tryckkvalitet. Det finns goda anledningar till att högkvalitativa trycksaker inte skapas i Microsoft Word.
Microsoft Word är världens mest använda ordbehandlare. Nästan alla har grundläggande kunskaper om hur Word fungerar. Word är också uppbyggt så att det är lätt att lära sig grunderna.
Sedan finns det ett brett spektrum av mer eller mindre lyckade extrafunktioner som de mer avancerade användarna kan ta till. Inte sällan finns det minst två helt skilda sätt att åstadkomma samma effekt man eftersträvar i ett dokument.
När ett dokument översätts måste de personer som konverterar dokumentet, och i viss mån även översättarna, gissa hur skaparen av dokumentet gått till väga. Så om du lägger in avancerade korsreferenser till metadata om dokumentet eller direktlänkar till internetsajter från ditt Worddokument så vill det till att de som handhar översättningen förstår vad du har hittat på. I annat fall riskerar du att de specialfunktioner du lagt in går förlorade vid översättning. Så det är viktigt att försöka hålla ett Worddokument som ska översättas så enkelt som möjligt.
Ett par funktioner i Word bör du dock alltid se till att utnyttja. Det första är att alltid använda dig av Words formatmall-funktioner. Huruvida du använder dig av de fördefinierade formaten eller skapar egna spelar ingen roll, men använd formatmallar. Det andra är att alltid använda Words ”inbyggda” innehållsförteckningsfunktioner. För att kunna göra det så måste du använda dig av formatmallar, åt åtminstone på de överskrifter du vill ha med i innehållsförteckningen. Det finns liknande funktioner som tillåter dig att lista bilder och diagram. Om du vill lägga in ett index, se till att skapa det efter konstens alla regler och gör även det uppdateringsbart. Lägg in indexmarkörer i texten och lista dem med Words ”inbyggda” indexfunktion. Om du arbetar med dessa fyra enkla funktioner, formatmallar, innehållsförteckning, listor och index så har du redan där sparat väldigt mycket pengar inför översättning. Varför? Jo så fort ett dokument är översatt går det på ett kick att automatiskt uppdatera innehållsförteckningar, listor och index, och därför blir det oändligt mycket billigare än att uppdatera dem manuellt. Och för att kunna utnyttja dessa automatiska funktioner så måste du använda dig av Words formatmallar. Med andra ord är det guld värt för dig, din kund eller ditt företag att just du som gör originaldokumentet förstår hur Words formatmallar fungerar och arbetar med dem på rätt sätt.
Andra lönsamma tips gällande Word är desamma som med alla andra program, skapa äkta stycken avskiljda av styckeslut (returslag), undvik om möjligt hårda radbrytningar, använd riktiga indrag istället för mängder av tabulator- eller mellanslag, lägg inte in manuella bindestreck över huvud taget och använd dig av Words tabellfunktioner när du skapar tabelller.
Om du lägger in bilder i dokumentet, försök att komma ihåg att lägga texterna i textboxar ovanpå bilderna i Worddokumentet. Det är nämligen väldigt omständligt att redigera de bilder som hämtas från ett Worddokument och lägga in översättningar i dem. Dessutom tenderar bilderna att förlora väldigt mycket i kvalitet.
Baka aldrig in separata dokument som klickbara objekt i dina Worddokument. Det ser väldigt elegant ut att kunna baka in alla dokument av intresse. Men det kommer att fördyra översättningen väldigt mycket och öka risken för att dokument glöms bort och inte blir översatta. Texten i de inbakade dokumenten kommer att hoppas över av alla CAT-verktyg om man inte manuellt öppnar dem och sparar dem separat. Hanteringen blir otroligt omständlig och därför dyr. Dessutom leder de till svåröverskådliga dokument. Jag har varit med om att förbereda ett dokument för översättning som innehöll tre separata dokument. Två av dessa dokument innehöll i sin tur äldre versioner av det första dokumentet!
Tag bort hårda radbrytningar i Word. Bryt aldrig rader med styckeslut, detta kommer att ställa till det ordentligt för CAT-verktyget genom att sätta varje rad som ett separat översättningssegment. För att inte nämna att du kan glömma alla chanser till träffar mot översättningsminnet.
När du skapar ett Worddokument som ska översättas så är det sannolikt att den som översätter dokumentet kommer att arbeta i Trados. Därför är det bra att ha i minnet ett par buggar som ställer till det för Trados. Det går att lägga in tvingande sidbrytningar var som helst i ett dokument utan att det blir några problem. Men så fort du lägger in en avsnittsbrytning (Section Break) som följer direkt på text eller mellanslag kommer Trados att få problem. Särskilt Trados TagEditor. Se därför till att lägga avsnittsbrytningar på en separat paragraf. Låt aldrig en avsnittsbrytning ligga i samma stycke som annan text.
En till situation som ställer till det för Trados är automatiska fotnötter som inte refererar till någon text. Om du lägger in en fotnot, lägg även in text i fotnoten. Om du av någon anledning avlägsnar en fotnot, se då till att hela fotnoten avlägsnas, både siffra och text och både i löptexten och fotnotsregistret. Annars kommer Trados att få problem. Kontrollera med andra ord att alla fotnötter innehåller text.
Det är värt att påpeka att du bör se till att ”markera förändringar” (Track Changes) är avstängt. Eftersom översättning i sig är en minst sagt grundlig förändring dokumentet kolliderar den funktionen med hart när alla CAT-verktyg. Stäng av ”markera förändringar” och acceptera alla förändringar innan översättning. Detta är en menyfunktion som ligger lite olika väl tillgänglig i olika versioner av Word.
I vissa fall kan ett Worddokument där förändringsmarkeringarna är avstängda fortfarande orsaka felmeddelandet i Trados att förändringsmarkeringar är aktiverade. Detta beror på en mindre grundligt genomförd anpassning av ändringsmarkeringsfunktionen i Word 2003 gentemot äldre versioner. Om förändringsmarkeringar aktiverats på i en version av Word som är äldre än 2003 kommer du inte egentligen att kunna stänga av dem i Word 2003. I och med versionsförändringen från 2000 till 2003 förändrades funktionaliteten för förändringsmarkeringar, Detta ledde till att ett par underalternativ till förändringsmarkeringar inte går att stänga av i 2003 om de är aktiverade i en äldre version. Vilket leder till att Trados registrerar att förändringsmarkeringar delvis är aktiverade. De enda två sätt att hantera detta är att antingen öppna Word-filen i Word 2000 (eller äldre version) och se till att alla kryssrutor i förändringsmarkeringar är urbockade (se föreg. bild), eller öppna Trados Filter Settings och ställa in den till att acceptera förändringsmarkeringar. Kom dock ihåg att avaktivera den filterinställningen efteråt.