Excel 2003 och äldre
Det finns ett par viktiga poänger som är värda att alltid ha i minnet om du skapar dokument i Excelformat som ska översättas.
Översättning i Excel kommer alltid att innebära att Exceldokumentet konverteras till det format som översättarens CAT-verktyg arbetar med. Det finns inget nu existerande CAT-verktyg som tillåter en översättare att översätta direkt i Exceldokumentet. Översättaren behöver inte ha tillgång till Excel, och behöver inte heller kunna hantera programmet.
Lägg alltid fullständiga stycken eller åtminstone fullständiga meningar i varje Excelcell. Det blir ofta snyggast layoutmässigt att lägga fullständiga stycken eller hela sidor med text i varje Excelcell (man måste då ofta sammanfoga flera Excelceller till en enda cell). CAT-verktygen kommer att exportera ut texten en Excelcell i taget och om textboxarna inte innehåller sammanhängande text kommer de textstycken som översättaren arbetar med att bli oförståeliga eftersom de kommer att klippas upp till separata segment. Dessutom kommer översättningsminnet inte att kunna identifiera några repetitioner från tidigare översättningar såvida de inte är brutna exakt likadant, och det är de aldrig.
En till sak värd att minnas är att det går att aktivera förändringsmarkeringar i Excel 2003. Om dokumentet ska översättas måste du stänga av dessa och acceptera alla förändringar i Exceldokumentet.
Sist men inte minst, CAT-verktyg har inga problem med att hantera alla de formler som du kan tänkas lägga in i ett excelark, men ju färre specialfunktioner som ett Exceldokument innehåller desto mindre är sannolikheten att något går snett vid konvertering till och från CAT-verktyget. Så försök hålla dokument som ska översättas så enkla som möjligt.