Allmänna
Eftersom alla layoutprogram arbetar utifrån samma grundmaterial och alla CAT-verktyg har samma mål, att överföra en text till ett format tillgängligt för en översättare, är en hel del av layouttipsen mer eller mindre allmängiltiga.
Det första är att det är bäst om du använder unicodetypsnitt i dokumentet som skapas. Gärna OpenType formatet, för då fungerar de både i Mac- och Windowsmiljö.
Lägg inte text i bilder och diagram. Lägg istället texten i textboxar i layoutdokumentet ovanpå den inlänkade bilden eller diagrammet. Det går snabbare att ta ut alla texter från layoutdokumentet så att översättaren kan översätta dem än att ta ut texterna från bilderna en och en. Därför blir det också väldigt mycket billigare och smidigare med text liggande i originaldokumentet i en textbox ovanpå bilden.
Var redan från början på det klara med att du ska hålla ett språk per dokument. Låt det nyskapade dokumentet endast bestå av ett språk och vara helt färdigt på alla sätt och vis innan översättning. Översättarna levererar sina översättningar ett språk i taget. Försök att arkivera de översatta dokumenten med en kod i filnamnet som anger vilket språk dokumentet innehåller. T.ex. ”mitt_dokument_SE.docx” och ”mitt_dokument_ EN.docx”. På så vis kan du se vilken språkversion dokumenten innehåller.
Detta gäller även om layoutverktyget kan använda textlager. Försök inte lägga in varje enskilt språk på var sitt lager. Du har ingen som helst tids- eller pengavinst ut av det. Översättarna kommer fortfarande att leverera ett översatt dokument i taget. Jag menar, dokumentet översätts inte först till t.ex. franska på ett textlager för att sedan skickas vidare till den som översätter till tyska på ett annat textlager. Att försöka hålla ett språk per lager i samma dokument innebär bara att du måste betala någon för att klippa och klistra in texten från det översatta dokumentet in i ett nytt lager. Ett onödigt arbete som du inte har någon som helst praktisk nytta av. Tryckeriet kommer även det också bara att behandla ett språk i taget. Listan kan egentligen göras väldigt lång. Lägg inte tid (och pengar) på att skyffla in alla översatta texter i ett och samma dokument. Det är varken smidigare eller billigare för dig som äger dokumentet.
Kom också ihåg att aldrig blanda flera språk i samma dokument. Låt inte engelska följas av svenska i samma dokument. Eller åt åtminstone inte i samma textflöde.
Utnyttja de automatiska layoutmöjligheter som finns i programmet du använder. Behandla inte ditt digitala dokument som om det är en papperskopia och du sitter vid en skrivmaskin. Du sitter faktiskt vid en dator. Den kommer att formatera texten enligt dina specifikationer och automatiskt att bryta texten där det passar. Om du inte gillar hur slutresultatet ser ut, ändra på inställningarna för texten istället för att ändra på texten i sig. Minska textboxens bredd istället för hårda radbrytningar. Skapa ett format (eller stilmall) för indrag istället för att skapa indraget med mellanslag. Använd dig av den automatiska avstavningen, mata inte in hårda bindestreck mitt i texten, använd i så fall på sin höjd "valfria" bindestreck (optional hyphens). Om du känner att du inte har koll på vilka de automatiska funktionerna är och hur de fungerar, ta då reda på det. Det kommer att bespara dig massvis med tid.
Om du inte använder dig så mycket som möjligt av layoutprogrammets automatiska funktioner förstör du för översättarens möjligheter att utnyttja översättningsminnen till fullo. Vilket gör själva översättningen dyrare för dig eftersom översättaren inte får lika många träffar mot översättiningsminnet som hon kunde ha fått. För att inte nämna att alla textförändringar som är manuella, t.ex. bindestreck, styckeslut och knipning mellan bokstäver, genererar koder eller tecken i texten som i värsta fall gör texten väldigt svårläst.
Använd dig av layoutprogrammets automatiska funktioner för att skapa ”äkta” indrag och hängande indrag specificerade i formatmallen istället för att skapa dem med mellan- eller tabulatorslag. CAT-verktygen kommer att behandla mellanslagen som en del av texten i meningen och gör det mycket svårare för översättningsminnet att känna igen texten.
Undvik hårda radbrytningar och manuellt inslagna bindestreck. Välj automatisk avstavning istället eller lägg in ”valfria” bindestreck om layoutprogrammet tillåter det. Ställ in formatet för överskrifter så att dessa inte avstavas automatiskt. Om du lägger in manuella bindestreck kommer de att följa med till texten som översättaren översätter som tecknet ”-” mitt i de ord som ska översättas. Vilket leder till att du inte får de träffar mot översättningsminnet som du vill ha under översättning, eller i värsta fall att texten blir svårförstådd. Så kallade ”Valfria” bindestreck genererar förvisso ett stycke kod mitt i ordet men de förstör inte CAT-verktygets möjligheter att ”känna igen” ordet gentemot översättningsminnet.
Allra bäst är det om du använder automatisk avstavning, så kallad ”mjuk” avstavning, om det finns att tillgå. Lita på verktygets språkinställningar och automatiska avstavning så mycket som möjligt. Automatisk- eller ”mjuk” avstavning dyker inte upp som ett bindestreck i texten och förstör inte för CAT-verktygets sökningar mot översättningsminnet.
Definiera dina kolumner genom att ända kolumnens eller textboxens bredd så som det är tänkt att man ska göra i programmet. Skapa aldrig en kolumn genom att manuellt bryta texten, rad för rad, med hårda radbrytningar eller styckeslut (returslag). Eller ännu värre, genom att trycka på mellanslagstangenten tills texten ”faller rätt”.
Om du undviker att använda knipning mellan separata bokstäver slipper det genereras onödig kod som gör det svårt för översättaren att tolka texten i översättningshjälpmedlet. Knip hela stycken istället. Du slipper en massa kod mellan tecknen vid översättningen och får mycket fler träffar mot översättningsminnet.
Försök att i största möjliga mån använda dig av formatmallar i dokumentet. Undvik att manuellt sätta teckenstorlekar, fetstil osv. Detta, precis som knipningar, genererar väldigt mycket extrakod i CAT-programmet. Om du istället använder formatmallar får du väldigt lite kod som bryter upp texten.
Använd inte ”tabulator” för att skapa tabeller. Om layoutprogrammet tillåter dig att skapa ”äkta” tabeller med tabellboxar, använd det istället. Eftersom CAT-verktyg visar upp texten för översättaren en rad i taget blir en tabell skapad med tabulatorer helt oförståelig för översättaren. Dessutom kan den ställa till enorma problem under layout efter översättning. Om texten istället ligger i en ”äkta” tabell så kommer översättaren att få se och översätta varje tabellcell för sig.