Vad PDF är och inte är
I mitten på nittiotalet hade flera dataföretag insett att det vore en god idé att ha ett digitalt format som fungerade ungefär som en pappersutskrift. Tanken var att företag skulle kunna skapa snygga dokument med information till sina anställda och sina kunder och skicka ut dem helt säkra på att ingen skulle kunna ändra på dokumenten för att så att säga förfalska informationen. Tanken är egentligen genial. Det skulle innebära att företaget som använde ett sådant system potentiellt skulle tjäna massor med pengar genom att sända digitala dokument istället för att behöva betala för att posta pappersutskrifter. Kom ihåg att detta var precis när e-posten slog igenom som kommunikationsform. Tidigare fanns i princip endast faxen och brevbäraren.
Under en period förekom det flera system som gjorde precis vad PDF-formatet (Acrobat) gör idag, visade upp en icke-föränderlig kopia av originalfilen. Till slut tog Acrobat över marknaden, bland annat för att den faktiskt var, och är, ett riktigt bra format för sitt syfte. Sedan slutet på nittiotalet har PDF dominerat marknaden.
Därför föredrar företag att sända ut PDF-filer med information till sina anställda och kunder, den PDF-läsare du behöver ha installerad är gratis och dokumentet du läser ser riktigt snyggt ut. Och inte att förglömma, dokumentet ser exakt ut som originalet, för du kan inte ändra på PDF-filen.
Nu är det så att många tror att PDF-formatet fungerar ungefär som Microsoft Word. Att man kan öppna filen och redigera texten. Förvisso kan man till viss del redigera PDF-dokument men det sträcker sig i bästa fall till att rätta ett stavfel, inte till att skriva om hela texter. Inte heller kan du bara trycka på en knapp och hips vips konvertera PDF-filen till en word-fil som ser ut precis som originalet. Det finns, ärligt talat, inbyggda funktioner i Acrobat för att konvertera PDF-dokument till en Word-fil, men de fungerar så dåligt att Word-dokumentet i nio fall av tio inte är lämpligt för översättning och dessutom inte längre ser ut som PDF-filen den är skapad från.
Vad värre är att många tror att PDF-formatet är originalfilen. Så är det inte. PDF-filen har samma förhållande till originalfilen som en pappersutskrift har. Den är endast ett sätt att visa upp innehållet i originalfilen.
Eftersom det är väldigt omständligt att hantera texten i en PDF-fil, jämfört med om översättaren eller översättningsbyrån får tillgång till originaldokumentet, är det väldigt dyrt att få ett PDF-dokument översatt.
PDF är ett riktigt bra och kraftfullt verktyg för företagskommunikation, men om du inte är medveten om PDF-formatets begränsningar kan det kosta dig väldigt mycket pengar.
Vad ska man göra då? Detta blir mitt sjunde tips. Alla företag som vill få material översatt måste se till att ha rutiner som tillåter den som beställer översättningar att hitta och komma åt originaldokumenten, inte bara PDF-filerna. Att föra in sådana rutiner kommer att spara väldigt mycket pengar för företaget. I synnerhet om det är många och stora volymer som ska översättas.