Förberedelse inför översättning — så som det ofta går till
Inte allt för sällan är det nyskapade dokumentet en uppdatering av ett äldre dokument. Det gamla dokumentet kan redan ha blivit översatt till ett antal språk och därför tänker sig den som beställt trycksaken att översättningsbyrån förmodligen arbetar snabbare om de bara behöver översätta de texter som nytillkommit. Dokumentbeställaren har förstått en nyckelpunkt i varför CAT-verktyg används, men saknar insikt i hur dessa verktyg fungerar, kanske till och med att de existerar över huvud taget. Hon vet inte att CAT-verktyg automatiskt hittar förändringarna i en ny version av ett tidigare översatt dokument. Därför sätter sig ofta beställaren ner och manuellt letar upp och markerar vilka texter som ska tas bort från den äldre versionen av dokumentet och vilka nya texter och bilder som ska läggas in i det äldre dokumenten för att det ska se ut som det nya dokumentet. Förmodligen missar hon dessutom någon ”förändring”, för hon har bråttom. Tanken är då att översättningsbyrån ska få översätta endast de markerade tilläggen och sedan manuellt föra in förändringarna i var och en av de äldre språkversionerna av den äldre manualen så att de blir ”uppdaterade” till den nya versionen. Teoretiskt låter det som en enkel handlingsplan. Det brukar till och med gå bra med väldigt korta manualer. På längre manualer med många ändringar är det alltid en produktionsteknisk katastrof. I vilket fall som helst, vare sig det är en kort eller lång manual som ska översättas, läggs det en väldigt massa arbetstimmar i onödan på ett arbetsmoment som översättningsverktyg hanterar automatiskt.
En sista preparering som beställaren gör brukar vara att skicka en pdf av det nya originalet och de äldre översättningarna till översättningsbyrån/översättarna för referens. Om det är en framsynt beställare skickar hon även en kopia av de äldre översatta dokumenten i sitt originalformat och en kopia av det nya dokumentet i sitt originalformat.
Det är också möjligt att beställaren tar ut texten som ska översättas till en Word-fil med tanken att den ska översättas och att reklambyrån sedan ska montera översättningen i det slutgiltiga formatet. I Word-filen markeras med olika färger vad som ska tas bort och vad som ska läggas till. T.ex. kan röd färg markera att texten ska tagas bort och grön färg att det är ett nytt stycke text i förhållande till den äldre versionen av dokumentet, dvs. text som ska översättas och klistras in i den redan översatta äldre versionen. Dessutom kan texterna skilja sig lite beroende på vilken språk de ska översättas till. Därför händer det att beställaren även markerar med fler färger vilka textstycken som ska översättas till olika språk. T.ex. kan beställaren låta orange färg visa vilka texter som endast ska översättas till holländska och med blå färg vilka texter som endast ska översättas till ryska. osv. Återigen en projektstrategi som låter enkel, men i praktiken krånglar till arbetet för översättningsbyrån/översättarna och därför är både dyr och tidskrävande.