Hur förändrar man en dålig situation?
Hur går man då till väga för att påverka sitt företag så att det ändrar policy? Om du som läser detta redan sitter på en chefsposition på företaget så är det lätt att ändra policy. Åtgärda det som behöver åtgärdas och bespara ditt företag stora utgifter. Det är ditt jobb som chef.
Men om du är en ”vanlig” anställd är det lätt att uppleva att du inte kan påverka situationen. Du kan tycka dig vara en kugge i maskineriet som inte har något att säga till om. Det är inte alltid så lätt att få cheferna att förstå varför man vill förändra ”en process som redan fungerar”. Det är inte så lätt att vara anställd och sitta inne med en bra processförbättring.
Naturligtvis kan man alltid påverka uppåt i företagshierakin. Jag har nästan alltid funnit att argumentet ”vi sparar så och så många tusen på att göra så här istället” brukar få ens överordnades uppmärksamhet. Tja, sen kan du ju alltid tipsa dina chefer om att läsa den här boken, så att de förstår vad du pratar om.
Kostnaden för att översätta texten är mer eller mindre ovidkommande. Den kostnaden kan du, som jag konstaterade tidigare, i sig inte förändra särskilt mycket. Det är alla extrakostnaderna utöver översättning som nästan alltid går att sänka.
Extrakostnaderna för översättning av material som inte är ”rätt” formaterade eller rutiner som är illa genomtänkta går fort upp till hundratusentals kronor, i synnerhet om det är flera dokument som ska översättas till många språk. Pengavinsten är direkt proportionerlig till mängden språk som det översätts till.
Ett litet räkneexempel gällande översättning: en kund kommer in med ett 50 sidor långt dokument i PDF-format som de vill ha översatt till sju språk, i retur vill de ha översatta dokument i PDF-format. Min översättningsfirma debiterar en timkostnad på 600 kronor per timme för att ta ut texten till en Word-fil så att översättaren sedan kan översätta den effektivt. Säg att det tar mig två timmar. Sedan måste vi återskapa 50 översatta sidor så att det ser ut som originalet. Det är ett jobb som tar 20 timmar. Varje språk utöver det första tar endast fem timmars montering av översättningen, vi har ju redan skapat ett nytt ”original”.
Sju språk ger (2+20+6*5 = 52) totalt 52 timmars arbete. Om mitt företag fakturerar 600 kronor per arbetstimme så rör det sig om 30 000 kronor. Om vi hade fått ett bra original från början hade vi kanske bara behövt fem timmar per språk. Sju språk gånger fem timmar ger totalt 35 timmars jobb. Vilket ger ett pris på 20 000 kronor. En besparing på 10 000 kronor!
Antag nu att beställaren ger mitt företag i snitt tio sådana jobb i månaden. Det är i runda slängar 100 000 kronor i månaden i extrakostnader för beställaren som inte har annat än PDF-filer som ”originalfiler”. Väl över en miljon kronor om året!
Det kan bespara ditt företag stora utgifter att alltid ge översättningsbyrån det faktiska originaldokumentet, inte PDF-versionen.
Se där! Mitt första tips till dig som läser detta: se alltid till att ge din översättare eller ditt översättningsbolag originalfilen. Att också skicka med en PDF-version för referens brukar uppskattas men är i sig inte pengabesparande. Den mest pengasparande åtgärd du kan göra är att se till att originalet finns tillgängligt som källfil till en översättning.