Word 2007 och nyare

I och med Word 2007 har Word fått sig en välförtjänt uppdatering. Många ”ålderskrämpor” och omständliga funktioner har åtgärdats. Programmet har fått en bättre färghantering och dess moderna XML-baserade struktur borgar för ett stabilare format. Dokumenten som skapas i Word 2007 tar i allmänhet upp mindre plats än samma dokument skapat på en äldre motsvarighet. Även om många garvade wordanvändare svär över att de inte hittar i programmets gränssnitt längre har Microsoft på många sätt hyfsat formatet ordentligt i och med Word 2007. Många äldre Worddokument som blivit korrupta kan räddas genom att helt enkelt öppna dem i Word 2007 och spara dem i det nya formatet och sedan åter spara dem i det äldre Word 2000-2003-formatet (om man absolut vill använda det äldre Wordformatet).

En av de nya funktionerna som tillkommit, och som Microsoft fått mycket kritik för, är ”Smart Tags”. Dessa är små kodsnuttar som existerar i Words XML-kod och automatiskt märker upp ord som så småningom skulle kunna nyttjas för att indexera texten. Ortnamn (t.ex. Stockholm), företagsnamn (t.ex. Sony), fordonsmärken (t.ex. Ford), namn på märkesvaror och i viss mån kända personer. Kort sagt allt som Microsoft förmodar att man skulle kunna kategorisera och katalogisera. Problemet är att CAT-programmen inte hämtar sin text från ”vad du ser” i dokumentet, utan den tolkar Word-filens XML-kod. Äldre versioner av Trados känner helt enkelt inte igen SmartTag-koden och hoppar över all text som SmartTaggen innesluter. Detta kan leda till att meningen ”Välkommen till Stockholm!” tolkas som ”Välkommen till !” i CAT-verktyget. SmartTags kan ställa till det så att texten blir felaktig och/eller oförståelig för översättaren. Alla nyare översättningsprogram, inklusive Trados 2009, kan hantera SmartTags, men inte särskilt väl. SmartTags ställer med andra ord till problem även för de moderna CAT-programmen.

Stäng därför alltid av Smart Tags i Word innan du importerar dokumentet du ska översätta till ditt CAT-program. Notera att grundinställningen för alla Worddokument du öppnar är att ha Smart Tags aktiverat. Det innebär att du måste stänga av SmartTags på alla dokument du öppnar i Word 2007. Alternativt kan du spara filerna som ska översättas i äldre Wordformat, för de har ju inte SmartTags över huvud taget, men då riskerar du att förvanska layouten på ditt dokument.

Precis som i äldre versioner av Word är det viktigt att du använder dig av Words funktioner för formatmallar, innehållsförteckningar och indexgenerering. Det är mödan värt att lära sig hantera dessa. Om du är en beställare av översättningar har du flera tusenlappar i minskad arbetskostnad att tjäna på att använda dig av dessa funktioner i de dokument som ska översättas.

Precis som i äldre versioner av Word är det viktigt att se till att avsnittsbrytningar ligger på en egen rad och aldrig på samma rad som text. Detta undviker, som tidigare nämnts, en bug i Trados, programmet som de flesta översättare arbetar i.

Stäng också av "Spåra ändringar" och se till att alla förändringar är ”accepterade” innan dokumentet förbereds för översättning. Detta ligger både smidigt och enkelt till i Word 2007.

Slutligen, precis som äldre versioner av Word, måste du se till att alla fotnötter är intakta. Om du lägger in en fotnot utan text i sig, så kommer Trados inte kunna hantera dokumentet.

Om du översätter i Trados och får ett felmeddelande när du ska återkonvertera ditt översatta dokument till Wordformatet. Då är det sannolikt att det antingen ligger en sektionsbrytning i samma stycke som en text, eller att det ligger en fotnot i dokumentet, som inte innehåller någon text.